ORGANİZASYON BİRİMİ
Organizasyon Süreci
Organizasyon Öncesi Hazırlık
- Talep formuna bağlı organizasyonun kategorisinin belirlenmesi (A-B-C ve Üniversite/Fakülte/MYO/Bölüm/Genel Sekreterlik)
- Organizasyonun içeriğinin ve kapsamının belirlenmesi
- Organizasyon kapsamında (iş birliği içerisinde gerçekleştirilen organizasyonlarda) iletişime geçilmesi gerekli ilgili kişiler ile iletişimin kurulması
- Organizasyonda ihtiyaç duyulacak akademik/idari personel birim ve sayılarının belirlenmesi
- Üniversite web sayfasının (ulusal ya da uluslararası kongre, workshop vb. olması halinde) Kongreler menüsünde yer verilmesi
- Akademik organizasyonlar kapsamında oluşturulan düzenleme komite üyeleri ile bir araya gelinmesi
- Organizasyon senaryosunun hazırlanması
- Organizasyona ilişkin katılımcı imza çizelgelerinin ve eğitim değerlendirme formunun hazırlanması
- Organizasyon öncesi hazırlık için (afiş, tanıtım, protokol listesi, davetiyelerin, katılım belgelerinin planlanması, ses, salon ve canlı yayın vs.) ilgili kişilerle çalışmaların tamamlanması
- Organizasyon için bütçe talep edilmesi halinde Rektörlük ve Genel Sekreterlik Makamının onayına sunulur.
- Basın daveti ve basın ile organizasyona ilişkin bilgilerin paylaşılması
Organizasyon Günü
- Organizasyondan en az 1 saat öncesinde son kontrollerin yapılması
- Organizasyon günü karşılamada yer alacak olan akademik ve idari personelin programın en az 30 dk öncesinde görev yerinde bulunmalarının sağlanması
- Karşılamada kayıt masası oluşturularak katılımcı kayıtlarının tutulması
- Organizasyon sürecinde sunulacak ikramlıkların etkinlik başlangıcında ve etkinlik arasında kontrollerinin sağlanması
- Organizasyon sonunda katılımcılar ile değerlendirme anketlerinin paylaşılarak geri dönüşlerin takip edilmesi
Organizasyon Sonrası
- Katılım belgelerinin hazırlanarak, kontrollerinin sağlanması ve katılımcılar ile paylaşılması
- Organizasyona ilişkin sosyal medya paylaşımlarının yapılmasının takibi
- Organizasyona ilişkin değerlendirme formlarına ilişkin verilerin elde edilerek rapor haline getirilmesi
- Organizasyon çıktılarının arşivlenmesi